يمكن تثبيت Odoo في ظهيرة واحدة. أما تنفيذ محاسبي يقبله المراجع فيستغرق وقتًا أطول، لأن الجزء الصعب ليس البرنامج، بل تقرير كيف يجب أن تُسجَّل أعمال الشركة، ثم جعل النظام يفرض تلك القرارات. هذه هي المراحل التي نتبعها، بالترتيب الذي نتبعها به، والأخطاء التي نُستدعى في الغالب لإصلاحها.
المرحلة الأولى: كيف يجب أن يبدو دليل الحسابات؟
ابدأ من دليل الحزمة المحلية لمصر أو للسعودية، ثم شكّله حول الطريقة التي تحتاج بها الإدارة والإقرارات الضريبية إلى قراءة الأرقام. اجعل دليل الحسابات للعرض القانوني والضريبي، واستخدم الحسابات التحليلية للفروع والمشروعات ومراكز التكلفة بدل مضاعفة حسابات الأستاذ. واتفق كتابةً على الربط بين الدليل القديم والجديد، لأن الأرصدة الافتتاحية وتقارير المقارنة تعتمد عليه.
المرحلة الثانية: كيف تُعدّ الضرائب واليوميات؟
تُعدّ كل ضريبة تستخدمها الشركة فعلًا بالسعر والحسابات والشبكات الضريبية الصحيحة، بما في ذلك المرتجعات. وتُنشأ يوميات لكل حساب بنكي وكل خزينة وللمبيعات والمشتريات والقيود المتنوعة، بتسلسلات تطابق سياسة الترقيم في الشركة، ومتطلبات الفاتورة الإلكترونية لدى ETA أو ZATCA حيث تنطبق. وشروط الدفع، والأوضاع الضريبية للصادرات والموردين الأجانب، وإعدادات العملات، مكانها هذه المرحلة أيضًا.
المرحلة الثالثة: من يستطيع أن يفعل ماذا؟
الصلاحيات رقابة داخلية لا مهمة تقنية. حدّد من يُنشئ فواتير الموردين ويرحّلها، ومن يسجّل المدفوعات، ومن يُنشئ العملاء والموردين، ومن يعدّل الضرائب والحسابات، ومن يرحّل القيود اليدوية. وافصل بين من يُنشئ المورد ومن يدفع له. تغطي مجموعات المستخدمين وخصائص الاعتماد في Odoo أغلب ذلك أصلًا، وما يحتاج Studio أو تطويرًا مخصصًا يجب توثيقه بوصفه كذلك.
المرحلة الرابعة: كيف تُحمَّل الأرصدة الافتتاحية بشكل صحيح؟
- اختر تاريخ انتقال في نهاية فترة، ويُفضّل أن يكون شهرًا أو سنة مُقفلة ومراجعة.
- حمّل ميزان المراجعة في ذلك التاريخ في يومية افتتاحية مخصصة، عبر حساب معلّق يجب أن ينتهي إلى صفر.
- حمّل فواتير العملاء والموردين المفتوحة كلًّا على حدة، حتى تعمل أعمار الديون ومطابقة المدفوعات من اليوم الأول.
- حمّل كميات المخزون وقيمه متفقة مع الجرد ودفتر الأستاذ، والأصول الثابتة باستهلاكها المتراكم.
- طابق كل حساب مراقبة، البنك والعملاء والموردين والمخزون والضريبة، مع دفتره المساعد قبل ترحيل أي شيء آخر.
المرحلة الخامسة: لماذا التشغيل المتوازي؟
لمدة شهر على الأقل تُسجَّل المعاملات في النظام القديم وفي Odoo معًا، ويُقفل الشهر في كليهما. ثم يُقارَن ميزانا المراجعة وموقف ضريبة القيمة المضافة وأعمار العملاء والموردين بندًا بندًا. والفروق تكاد تكون دائمًا في الإعداد: ضريبة ترحّل إلى الحساب الخطأ، أو يومية بحساب افتراضي خطأ، أو فئة منتجات بحسابات تقييم خطأ. اكتشافها في الشهر المتوازي يكلّف أيامًا، واكتشافها بعد التشغيل يكلّف إعادة عرض للقوائم.
المرحلة السادسة: كيف يبدو التشغيل الفعلي؟
التشغيل الفعلي قرار يوقّعه مسؤول المالية، بناءً على تشغيل متوازٍ ناجح وقائمة قصيرة بمشكلات معروفة لكل منها مالك. يُحوَّل النظام القديم إلى القراءة فقط، وتُضبط تواريخ القفل في Odoo لكل فترة قبل التشغيل. ويُدرَّب المستخدمون على إجراءاتهم هم، لا على Odoo عمومًا، ويُنفَّذ أول إقفال شهري بحضور فريق التنفيذ.
الشهر المتوازي أرخص مراجعة ستشتريها على الإطلاق.
ما الأخطاء المعتادة؟
- نسخ دليل الحسابات القديم سطرًا بسطر، بما فيه حسابات لم يستخدمها أحد منذ سنوات.
- تحميل أرصدة العملاء والموردين الافتتاحية كإجمالي واحد، فلا يمكن مطابقة شيء ولا تعميره.
- منح كل مستخدمي المالية صلاحية المستشار أو المدير لتوفير الوقت أثناء الإعداد، ثم عدم سحبها أبدًا.
- إنشاء ضرائب يدويًا في أسبوع التشغيل دون شبكات ضريبية، فيخطئ تقرير الضرائب من الشهر الأول.
- تخطّي التشغيل المتوازي لأن الموعد قريب.
- معاملة المخزون كمشروع منفصل، مع أن حسابات تقييمه تحرّك الميزانية.
لهذا السبب يقود المحاسبون تنفيذات Odoo لدينا. كل مرحلة مما سبق تنتهي بمطابقة، والمشروع لا ينتهي حتى تتفق الأرقام.