ينتهي الإقفال حين يستطيع شخص غير من أعدّه أن يراجعه ويوقّع عليه. في Odoo أغلب الخطوات مدمجة: التسوية البنكية، وتقارير الأعمار، واستهلاك الأصول، وتواريخ القفل. ما ينقص عادة هو الترتيب والأدلة والتوقيع. هذه هي القائمة التي نستخدمها، بالترتيب الذي نستخدمها به.
ما الذي يجب أن ينتهي قبل بدء الإقفال؟
- كل فواتير المبيعات والإشعارات الدائنة للشهر مرحّلة، وفي مصر والسعودية مقبولة لدى ETA أو مُجازة أو مُبلّغ عنها لدى ZATCA.
- كل فواتير الموردين المستلمة مرحّلة، والبضائع المستلمة دون فاتورة محددة.
- جلسات نقاط البيع مغلقة ومرحّلة.
- استلامات المخزون وعمليات صرفه للشهر مُصدَّقة، ولا حركات مسودة مؤرخة داخل الفترة.
الخطوة الأولى: هل يوميات البنك والخزينة مسوّاة؟
كل سطر في كشف البنك للشهر مسوّى في Odoo، والرصيد الختامي للكشف يطابق كشف البنك نفسه. والبنود غير المسوّاة الأقدم من الشهر مدرجة مع تفسير. والخزائن مجرودة ومتفقة مع يومية النقدية. وتُراجع حسابات المقبوضات والمدفوعات المعلّقة، فالبنود المتروكة فيها كثيرًا ما تكون أول علامة على دفعة مكررة أو مرحّلة خطأ.
الخطوة الثانية: ماذا تُظهر أعمار العملاء والموردين؟
شغّل تقريري أعمار الذمم المدينة والدائنة، وطابق إجمالييهما مع حسابات المراقبة في ميزان المراجعة. راجع أرصدة العملاء المتأخرة من حيث قابلية التحصيل ومخصص الخسائر الائتمانية المتوقعة، وراجع أرصدة الموردين بحثًا عن أرصدة مدينة وتكرارات وإشعارات دائنة غير مطبقة. ويجب أن تكون دفعات العملاء المقدمة ودفعات الموردين المقدمة في حسابات مستقلة، لا مخصومة داخل الأرصدة.
الخطوة الثالثة: ما المستحقات والمؤجلات المطلوبة؟
رحّل مستحقات السلع والخدمات المستلمة التي لم تصل فواتيرها، كالمرافق والأتعاب المهنية ورصيد البضائع المستلمة غير المفوترة. واعترف بالمصروفات المدفوعة مقدمًا والإيرادات المؤجلة بالجزء الذي يخص الشهر. وبحسب الإصدار والنسخة، يستطيع Odoo توليد قيود التأجيل من فواتير الموردين والعملاء، ويمكن ترحيل المستحقات مع عكس تلقائي في أول يوم من الشهر التالي، حتى لا تُحتسب مرتين عند وصول الفاتورة.
الخطوة الرابعة: هل يتفق المخزون مع الدفاتر؟
قارن تقرير تقييم المخزون بأرصدة حسابات المخزون. في التقييم الآلي يجب أن يتطابقا تمامًا، وأي فرق يشير إلى قيد يدوي على حساب مخزون أو إلى فئة بحسابات خطأ. راجع الحسابات الوسيطة للمخزون الوارد والصادر بحثًا عن أرصدة كان يجب أن تُصفّى، ورحّل التكاليف الإضافية لواردات الشهر، وسجّل نتائج أي جرد دوري.
الخطوة الخامسة: هل الأصول الثابتة والاستهلاك محدّثة؟
تأكد من تسجيل مشتريات الأصول للشهر كأصول، وتسجيل الاستبعادات، وترحيل قيود استهلاك الشهر. وفي نسخة Odoo Enterprise يرحّل تطبيق الأصول قيود الاستهلاك وفق جدولها. ويجب أن يطابق سجل الأصول حسابات التكلفة ومجمع الاستهلاك.
الخطوة السادسة: هل الضريبة وحسابات الميزانية الأخرى مطابقة؟
- حسابات ضريبة القيمة المضافة تطابق تقرير الضرائب، وأرقام الإقرار تطابق الاثنين.
- التزامات الرواتب والتأمينات الاجتماعية وضريبة الاستقطاع تطابق كشوفها المؤيدة.
- الأرصدة بين شركات المجموعة متفقة على الجانبين.
- أرصدة العملات الأجنبية مُعاد تقييمها بسعر نهاية الشهر حيث تقتضي السياسة ذلك.
- الحسابات المعلّقة والوسيطة صفرية أو مفسّرة.
الخطوة السابعة: من يراجع، ومتى تقفل؟
يسلّم المُعدّ ميزان المراجعة والمطابقات وملاحظة قصيرة بالحركات غير المعتادة. ويقارن المراجع قائمة الدخل بالموازنة وبالأشهر السابقة، ويسأل عن الحركات الكبيرة، ويقرأ القيود اليدوية المرحّلة في الأيام الأخيرة من الشهر. وبعد المراجعة فقط تُضبط تواريخ القفل في Odoo، حتى لا يُرحّل شيء في الفترة المقفلة إلا بتغيير متعمد ومسجّل من شخص مخوّل.
الإقفال بلا تاريخ قفل مجرد مسودة.
كثير من الملّاك الذين ندعمهم عبر خدمة المدير المالي الافتراضي يبدؤون بإقفال يستغرق أسابيع وينتهي دون مراجعة. والقائمة أعلاه، إذا نُفّذت باتساق، تختصر نفسها بنفسها: كل شهر يبدأ من أرصدة مطابقة بدل الأسئلة المفتوحة من الشهر الماضي.