التسوية البنكية وسداد الموردين هما الموضع الذي تعيش فيه أغلب ضوابط النقدية في أي شركة. وبحسب ملاحظات إصدار Odoo 20، يتغير كلاهما في هذا الإصدار. بعض التغييرات يسد ثغرات نراها منذ سنوات، وبعضها ينقل ضابطًا من بوابة البنك إلى داخل Odoo، وهذا يعني أن الضابط يجب أن ينتقل معه.
لماذا يجب أن تنشأ قيود البنك الآن من معاملات بنكية؟
تنص ملاحظات الإصدار على أن كل قيود اليومية المؤثرة في حسابات البنك يجب أن تنشأ من معاملات بنكية، لمنع القيود اليدوية التي تُخلّ باتساق البنك. والمشكلة الكلاسيكية في التسوية قيد يدوي يُرحّل مباشرة إلى حساب البنك: عمولة بنكية، أو تحويل، أو تصحيح. يتحرك الدفتر ولا يتحرك الكشف، ويبقى الفرق في التسوية إلى أن يفسّره أحد. وبموجب القاعدة الجديدة تأتي المعاملة البنكية أولًا ثم تتبعها المحاسبة.
على فرق المالية التي اعتمدت على القيود اليدوية للتحويل بين الحسابات أو للأرصدة الافتتاحية أو للتصحيحات أن تحصر هذه الحالات قبل الترقية، وأن تقرر كيف ستُسجَّل كل حالة من الآن. وتذكر ملاحظات الإصدار أيضًا رسائل أدق عند اعتماد كشف الحساب تساعد على اكتشاف فروق الأرصدة وإصلاحها.
ماذا يقدّم لك تقرير ملخص التسوية؟
يعرض تقرير ملخص التسوية البنكية المعاملات المسوّاة وغير المسوّاة في تاريخ نهاية الفترة. وهذا هو المستند الذي يطلبه المراجع في كل إقفال: ما الذي سُوّي، وما الذي بقي مفتوحًا، وفي أي تاريخ. اجعله جزءًا من ملف الإقفال الشهري، موقّعًا من المُعِدّ والمراجِع، وافحص البنود غير المسوّاة حسب عمرها لا حسب حجمها فقط.
كيف تغيّر قواعد المطابقة والتوزيع التحليلي للشطب العمل اليومي؟
تبحث قواعد المطابقة عن فاتورة عميل أو مورد مفتوحة تناسب المعاملة وتسوّيها. هذا يرفع عبئًا روتينيًا، لكنه يعني أيضًا أن قاعدة واسعة أكثر من اللازم قد تسوّي البند الخطأ. راجع القواعد عند إنشائها، وخذ عينة شهرية من البنود المسوّاة آليًا. وتسمح ملاحظات الإصدار أيضًا بتوزيع تحليلي على قيد الشطب الذي يُنشأ أثناء التسوية، فتُحمَّل الفروق الصغيرة مثل العمولات البنكية على مركز تكلفة بدل أن تسقط في حساب عام. اتفقوا على الشطب المقبول، وحتى أي حد، ومن يحق له ترحيله.
كيف يعمل سداد فواتير الموردين من داخل Odoo؟
بحسب ملاحظات الإصدار، يمكنك اختيار فاتورة أو أكثر، والدفع، ثم التأكيد مع البنك، فرديًا أو دفعة واحدة، عبر خدمة بدء الدفع (PISP). الإتاحة تعتمد على البنك والدولة، فتحقق مع بنكك في مصر أو السعودية قبل أن تخطط لها. وحيث تتاح، ينتقل إطلاق الدفعات من بوابة البنك إلى داخل Odoo، وقد لا تبقى سلسلة الاعتماد في بوابة البنك هي البوابة الوحيدة.
ماذا تعني تحذيرات التكرار الحمراء والصفراء؟
لكشف التكرار في فواتير العملاء والموردين مستويان. الأحمر يعني فاتورة مكررة على الأرجح يجب تصحيحها، والأصفر يعني احتمال تكرار يجب فحصه قبل الترحيل. وتصف ملاحظات الإصدار أيضًا حماية من السداد المزدوج. الفواتير المكررة من أكثر أخطاء الدائنين التي نجدها، لذا فهذه ميزة مفيدة، لكن التحذير لا يصبح ضابطًا إلا إذا تصرف أحد بناءً عليه وسُجّل تصرفه.
ما الضوابط التي يجب أن تتغير؟
- الاعتماد قبل الدفع: تُعتمد الفاتورة وفق مصفوفة الاعتماد لديك قبل أن يمكن اختيارها للسداد، ويكون هذا الاعتماد ظاهرًا على الفاتورة.
- من يبدأ الدفعات: اقصر بدء الدفع على مجموعة صغيرة مسمّاة لا تنشئ الموردين ولا تُدخل فواتيرهم.
- التأكيد من جهة البنك: أبقِ حدود التفويض في البنك متسقة مع Odoo، حتى لا يتحول أي طرف إلى ختم شكلي.
- مراجعة التكرار: لا يُتجاوز تحذير أحمر دون سبب موثّق، ويُغلق التحذير الأصفر شخص غير من أدخل الفاتورة.
- قواعد المطابقة والشطب: تُعتمد التغييرات على القواعد وحدود الشطب وتُسجَّل.
حين ينتقل زر الدفع إلى نظام تخطيط الموارد، يجب أن تنتقل معه مصفوفة الاعتماد.
ما الذي يجب اختباره قبل الاعتماد عليه؟
شغّل تقرير الملخص لفترة أقفلتها بالفعل وقارنه بتسويتك الخاصة. أدخل فواتير مكررة معروفة وفواتير متكررة مشروعة معروفة، وتحقق من التحذير الذي تحصل عليه كل منها. وإن كان بنكك يتيح بدء الدفع، فاختبر دفعة كاملة من أولها إلى آخرها باعتمادات حقيقية، وتأكد أن مستخدمًا بلا صلاحية دفع لا يستطيع إطلاقها. وضمن أعمال المراجعة الداخلية التي نقدمها، نراجع صلاحيات الوصول وتغييرات القواعد وعينة من الدفعات مقابل الفواتير المعتمدة، لأن الميزات الجديدة لا تكون أقوى من الأشخاص المسموح لهم باستخدامها.