قضت الشركات المصرية السنوات الأخيرة في نقل فواتيرها بين الشركات إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية لدى مصلحة الضرائب. أما متاجر التجزئة والمطاعم والصيدليات وكل من يبيع للأفراد، فمنظومة الإيصال الإلكتروني هي النصف الثاني من السياسة نفسها: المصلحة ترى مبيعات المستهلكين وقت حدوثها، لا عند تقديم إقرار القيمة المضافة.
ما منظومة الإيصال الإلكتروني؟
الإيصال الإلكتروني هو النسخة الإلكترونية من الإيصال الذي يتسلمه العميل عند الكاشير. فبدل ورقة تطبعها ماكينة نقدية لا تراها المصلحة، يصدر كل إيصال مستندًا منظّمًا يحمل بيانات البائع والأصناف والضريبة ومعرّفًا فريدًا ورمز QR، ويُرسل إلى المصلحة وفق مواصفاتها الفنية. وقد طُبّقت المنظومة على مراحل حسب مجموعات الممولين، فالموعد الذي يخص شركتك يعتمد على المجموعة التي أُخطرت ضمنها. راجع إعلانات المصلحة الحالية ولا تعتمد على موعد سمعته من زميل.
كيف تختلف عن الفاتورة الإلكترونية بين الشركات؟
- المشتري: الفاتورة تصدر لشركات مسجلة لها رقم ضريبي، والإيصال يصدر غالبًا لمستهلكين ليس لهم رقم.
- الحجم: قد تصدر الشركة بضع مئات من الفواتير شهريًا وآلاف الإيصالات يوميًا.
- المكان: الفاتورة تُنشأ عادة في المكتب الخلفي، والإيصال يُنشأ عند الكاشير، غالبًا على يد موظفين ليس لهم دور محاسبي.
- الأجهزة: كل نقطة بيع تصدر إيصالات تُسجّل لدى المصلحة، فيصبح الجهاز نفسه جزءًا من إعداد الامتثال.
- نمط الفشل: الفاتورة تحتمل ساعة انتظار حتى تُصلح، وطابور الكاشير لا يحتمل.
ما الذي يحتاجه إعداد نقاط البيع وOdoo؟
سواء استخدمت نقاط البيع في Odoo أو نظام نقاط بيع آخر يغذّي Odoo، فللمشروع الأجزاء نفسها. وقد يأتي الربط الفني من حزمة محلية أو من مُكامل معتمد أو من موصل مخصص، بحسب إصدار Odoo ونسخته، فتأكد من ذلك قبل أن تضع الجدول الزمني.
- تسجيل كل فرع وكل جهاز نقطة بيع لدى المصلحة، مربوطًا واحدًا بواحد بالأجهزة المعدّة في Odoo.
- بيانات أصناف رئيسية بأكواد صالحة وضريبة صحيحة على كل صنف يُباع عند الكاشير، بما في ذلك الخدمات والتأمينات.
- معالجة نظيفة للمرتجعات والاستردادات: إيصال مرتجع يشير إلى الإيصال الأصلي، لا بيع سالب يُكتب يدويًا.
- خطة لانقطاع الاتصال: كيف تُحفظ الإيصالات وتُرقّم وتُرسل عند انقطاع الخط، في حدود ما تسمح به المواصفات.
- تصميم إيصال يحمل رمز QR والحقول التي تطلبها المصلحة، مُختبر على الطابعات الفعلية في الفروع.
كيف تطابق الإدارة المالية الإيصالات الإلكترونية؟
تُنشئ منظومة الإيصال سجلًا ثالثًا لكل عملية بيع، بجانب جلسة نقطة البيع والقيد المحاسبي، ويجب أن تتفق الثلاثة. روتيننا اليومي لعملاء التجزئة يقارن، لكل جهاز ولكل يوم، إجماليات جلسات نقاط البيع، والإيصالات التي قبلتها المصلحة، والمبالغ النقدية ومبالغ البطاقات التي أُودعت فعلًا في البنك. وتقع الفروق في أنماط قليلة: إيصالات عالقة في طابور الإرسال، وجلسات أُغلقت دون ترحيل، واستردادات تمت خارج النظام، وتسويات بطاقات تصل صافية من العمولة في يوم مختلف.
وشهريًا، يجب أن تتفق ضريبة المخرجات على مبيعات التجزئة في الإقرار مع مجموع الإيصالات المقبولة بعد المرتجعات. فإن لم تتفق، فالخطأ إما في الإقرار وإما في الإيصالات، والمصلحة ترى الاثنين.
عند الكاشير، الامتثال عادة يومية للموظف. صمّم النظام بحيث تكون العادة الصحيحة هي الأسهل.
أين تتعثر التطبيقات عادة؟
أغلب المشكلات التي نراها ليست في الموصل، بل في الفرع: جهاز أُضيف في فرع جديد ولم يُسجّل، أو عرض ترويجي بخصم لا يستطيع شكل الإيصال التعبير عنه، أو موظفون دُرّبوا على الماكينة القديمة ولم يتعلموا شيئًا عن المرتجعات. لذلك نعامل الإيصال الإلكتروني كمشروع تشغيلي له مالك محاسبي. وفي تنفيذ Odoo لقطاع التجزئة نختبر كل نوع إيصال، البيع والمرتجع والاستبدال والخصم والإلغاء، في بيئة اختبار قبل أن ينتقل أول فرع.
وبعد التشغيل تصبح المطابقة اليومية هي أداة الرقابة. تكون قصيرة حين يكون الإعداد سليمًا، وهي أول مكان يظهر فيه جهاز غير مسجّل أو إجراء استرداد معطوب، قبل موعد إقرار القيمة المضافة بوقت طويل.