اسأل فريق مالية كيف يعرف أن فاتورة المورد صحيحة، وستكون الإجابة المعتادة أن المشتريات أكدتها. هذا في أحسن الأحوال فحص ثنائي: الفاتورة تتفق مع ما يتذكر أحدهم أنه طلبه. والمطابقة الثلاثية تضيف القطعة الأهم، أي الدليل على أن البضاعة أو الخدمة وصلت فعلًا، وتفعل ذلك قبل الدفع لا بعده.
ما المطابقة الثلاثية؟
تُقارن ثلاثة مستندات بندًا بندًا قبل اعتماد الفاتورة للدفع:
- أمر الشراء: ما اعتمدته الشركة، وبأي سعر، ومن أي مورد.
- استلام البضاعة: ما يؤكد المخزن أو طالب الشراء أنه استُلم فعليًا، وبأي كمية.
- فاتورة المورد: ما يطلب المورد أن يُدفع له مقابله.
إذا اتفقت الفاتورة مع الأمر في السعر ومع الاستلام في الكمية، تمضي. وإن لم تتفق، يُحجز الفرق ويُحقَّق فيه. والمطابقة الثنائية، أي الأمر مقابل الفاتورة، شائعة في الخدمات حيث لا استلام مادي؛ وحتى عندها يقوم تأكيد طالب الخدمة بأنها قُدّمت مقام الاستلام.
ما حدود التسامح المعقولة؟
التطابق التام في كل بند نادرًا ما يكون عمليًا: التقريب، والشحن، وفروق العملة الصغيرة، وتعديلات الأسعار المتفق عليها كلها تُحدث ضجيجًا. وحد التسامح هو الفرق الذي تقبله الشركة دون تحقيق. لا يوجد رقم قياسي له. ينبغي أن يعكس قيمة المشتريات المعتادة والأهمية النسبية للشركة، وأن يكون:
- مكتوبًا في سياسة المشتريات، منفصلًا للكمية وللسعر.
- صغيرًا بما يكفي حتى لا تتراكم الفروق المتكررة إلى مبلغ جوهري خلال السنة.
- معتمدًا من المالية، لا يحدده فريق المشتريات الذي يُطبَّق على فواتيره.
- خاضعًا للمراجعة: قائمة شهرية بالفواتير المقبولة ضمن حد التسامح تُظهر هل يستهلك مورد بعينه الحد كاملًا باستمرار.
كيف يدعمها Odoo؟
يربط Odoo المستندات الثلاثة بشكل أصيل. يمكن إنشاء فاتورة المورد من أمر الشراء، ويحتفظ كل بند في الفاتورة بإشارة إلى بند الأمر. ويحدد إعداد التحكم في الفوترة على المنتج ما يمكن فوترته: على الكميات المطلوبة يمكن تسجيل الفاتورة بمجرد تأكيد الأمر؛ وعلى الكميات المستلمة لا يُفوتر إلا ما اعتُمد في استلام. وللبضاعة المخزنية نجعل الكميات المستلمة هي الافتراضي، فيتحول الاستلام إلى شرط ملزم لا مجرد تذكير.
وبحسب الإصدار، تتضمن إعدادات المشتريات أيضًا خيار المطابقة الثلاثية الذي يوسم كل فاتورة بحسب هل ينبغي دفعها، استنادًا إلى الأمر والاستلامات. أما حدود التسامح في السعر فليست إعدادًا قياسيًا، لذلك حين يحتاجها العميل نفرض القاعدة عبر مسار الاعتماد أو تخصيص صغير موثّق، ونتأكد من السلوك على إصدار العميل أثناء الاختبار.
وماذا عن التوريد الجزئي والمرتجعات وتغيّر الأسعار؟
- التوريد الجزئي: مع الفوترة على الكميات المستلمة لا يُفوتر المورد إلا عمّا وصل؛ ويبقى الرصيد مفتوحًا على الأمر حتى يُستلم الباقي أو يُغلق البند.
- المرتجعات: الإرجاع إلى المورد يخفض الكمية المستلمة، فالبضاعة التي فُوترت بالفعل تحتاج إشعار دائن من المورد، ولا يُغلق المرتجع حتى يُطابق ذلك الإشعار.
- التوريد الزائد: البضاعة المستلمة فوق الكمية المطلوبة تُعتمد كتعديل على الأمر، أو تُرجع، قبل أن تُفوتر.
- فرق السعر: الفاتورة بسعر أعلى من الأمر إما يصححها المورد أو تُعتمد كتعديل على الأمر من صاحب صلاحية؛ ولا يقبلها بصمت الموظف الذي يُدخل الفاتورة.
- الخدمات والمصروفات بلا استلام: تأكيد طالب الخدمة، المسجّل على الأمر، يقوم مقام الاستلام.
وحيث يُقيَّم المخزون آليًا، تصل المطابقة إلى الميزانية أيضًا. فالاستلام يقيّم المخزون بسعر الأمر، والفاتورة بسعر مختلف تُحدث فرقًا يجب معالجته وفق طريقة التكلفة. وترك هذه الفروق بلا مراجعة هو الطريق الذي ينحرف به تقييم المخزون عمّا دُفع فعلًا.
الفاتورة بلا استلام طلبُ دفع. والفاتورة المقترنة باستلام دليل.
كيف تختبر الضابط؟
في مراجعة داخلية تجريها MFT نأخذ الفواتير المدفوعة في فترة، ونتحقق في عينة مختارة حسب المخاطر أن كلًا منها يرتبط بأمر معتمد واستلام معتمد، وأن الفروق خارج حد التسامح اعتمدها صاحب صلاحية. ونبحث كذلك عن طرق الالتفاف: فواتير سُجلت بلا أمر شراء، وأوامر أُنشئت بعد تاريخ الفاتورة، واستلامات اعتمدها الشخص نفسه الذي اعتمد الأمر. كل واحدة منها موضع تُجووز فيه الضابط، وكلها ظاهرة في الدفتر.