نادرًا ما يتحرك الربح والنقدية معًا في المدى القصير. قد ينتهي شهر رابح بنقدية أقل مما بدأ به، لأن العملاء دفعوا متأخرين، أو اشتُري مخزون قبل الموسم، أو حلّ موعد دفعة ضريبية. وتوقعات التدفق النقدي لمدة 13 أسبوعًا موجودة لتجيب عن سؤال لا تجيب عنه قائمة الدخل: هل ستكون لدينا نقدية كافية في كل أسبوع من الأسابيع الثلاثة عشر القادمة، وإن لم تكن، ففي أي أسبوع تبدأ المشكلة؟
لماذا ثلاثة عشر أسبوعًا؟
ثلاثة عشر أسبوعًا ربع سنة. مدة تكفي لرؤية العجز قادمًا وما زال هناك وقت للتصرف، بمتابعة التحصيل أو إعادة جدولة المدفوعات أو السحب من تسهيل، وتقصر بما يكفي لتأتي أغلب الأرقام من مستندات موجودة بالفعل: فواتير مفتوحة، وفواتير موردين مفتوحة، وأوامر شراء، ورواتب، وجداول قروض. وبعد الربع تعتمد التوقعات أكثر على الافتراضات؛ أما داخله فيمكن بناؤها في معظمها من الدفتر.
ما الطريقة المباشرة؟
الطريقة المباشرة تتوقع النقدية الداخلة والخارجة فعلًا حسب الفئة، بدل البدء من الربح وتعديله بالبنود غير النقدية كما تفعل الطريقة غير المباشرة. وهي الخيار الصحيح للتوقعات قصيرة المدى، لأن من يديرون النقدية يفكرون بالمقبوضات والمدفوعات، ولأن كل سطر يمكن تتبعه إلى مصدره ومقارنته بما حدث فعلًا.
كيف تبنيها من الدفتر؟
- الرصيد الافتتاحي: أرصدة البنوك المسوّاة مع الكشوف، لكل حساب تستطيع الشركة استخدامه فعلًا.
- مقبوضات العملاء: الأرصدة المفتوحة من تقرير أعمار المدينين، يوضع كل منها في الأسبوع المتوقع واقعيًا لسداده، بناءً على سلوك العميل الفعلي في السداد لا على تاريخ الاستحقاق التعاقدي.
- المبيعات الجديدة: التحصيلات المتوقعة من مبيعات لم تُفوتر بعد، من أوامر مؤكدة أو من خط المبيعات، في سطر منفصل حتى يبقى عدم يقينها ظاهرًا.
- مدفوعات الموردين: الأرصدة الدائنة المفتوحة وأوامر الشراء الملتزم بها، مجدولة وفق الشروط المتفق عليها ودورات الدفع في الشركة.
- الرواتب والتكاليف المتكررة: الرواتب والإيجار والمرافق والاشتراكات، في الأسابيع التي تخرج فيها من الحساب فعلًا.
- الضرائب والمدفوعات النظامية: ضريبة القيمة المضافة، والاستقطاع، والتأمينات الاجتماعية وغيرها، وفق تقويم إقراراتها.
- التمويل: أقساط القروض، والفوائد، والسحب من التسهيلات، وأي تمويل من الملّاك أو توزيعات عليهم.
- الرصيد الختامي لكل أسبوع، مقارنًا بالحد الأدنى من النقدية الذي تحتاجه الشركة لتعمل بأمان.
في Odoo توجد أغلب هذه المدخلات بالفعل: تقارير أعمار المدينين والدائنين، وأوامر الشراء المفتوحة، وبنود القيود بتواريخ استحقاقها. أما التوقعات نفسها فتعيش غالبًا في جدول بيانات أو أداة تخطيط تُغذّى من تلك التقارير، لكن كل سطر فيها يجب أن يرتبط بالدفتر أو بافتراض مسمّى ومكتوب.
كيف يعمل التحديث الأسبوعي المتدحرج؟
كل أسبوع يسقط الأسبوع المنقضي ويُضاف أسبوع ثالث عشر جديد. يُستبدل الرصيد الافتتاحي بالرصيد الفعلي المسوّى، وتُحدَّث البنود المفتوحة من الدفتر، وتُراجع افتراضات الأسابيع المتبقية. ينبغي أن يستغرق التحديث ساعات لا أيامًا. وإن استغرق أكثر، فالمدخلات لا تأتي من النظام بشكل نظيف.
لماذا تهم مراجعة الانحرافات؟
التوقعات جيدة بقدر آخر مرة فُحصت فيها. كل أسبوع قارن ما توقعته للأسبوع المنقضي بما حدث فعلًا، سطرًا بسطر. والانحرافات الكبيرة لها تفسير: عميل يدفع متأخرًا عمّا افتُرض، أو مورد دُفع له مبكرًا، أو تكلفة لم يذكرها أحد. أصلح الافتراض، لا الرقم فقط. وعلى مدى أسابيع تحوّل هذه المراجعة جدول البيانات إلى أداة موثوقة، وتُظهر للملّاك أي أجزاء التوقعات تستحق الثقة.
الغاية من توقعات النقدية ليست أن تكون صحيحة، بل أن تكون خاطئة مبكرًا بما يكفي لتفعل شيئًا حيال ذلك.
من ينبغي أن يتملكها؟
التوقعات مسؤولية المالية، لكن مدخلاتها تأتي من المبيعات والمشتريات والعمليات، والقرارات التي تستدعيها للملّاك أو الإدارة. وفي الشركات التي تعمل فيها MFT مديرًا ماليًا افتراضيًا، تُراجع توقعات الأسابيع الثلاثة عشر في اجتماع نقدية أسبوعي قصير: الرصيد الختامي لكل أسبوع، وأدنى نقطة في الربع، وانحرافات الأسبوع الماضي، والإجراءات المتفق عليها لحماية الأسابيع الضيقة.